Jeder kennt’s. Jeder macht’s. Jeder kann’s?

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Der Blick wandert durch den Raum, die Beine werden unruhig, die Gedanken schweifen ab. Sie müssen wieder einmal einer langweiligen PowerPoint-Präsentation Ihre Aufmerksamkeit schenken und fragen sich, warum Sie nicht einfach einen Ausdruck bekommen haben. Denn der Vortragende beeindruckt nicht...

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Der Blick wandert durch den Raum, die Beine werden unruhig, die Gedanken schweifen ab. Sie müssen wieder einmal einer langweiligen PowerPoint-Präsentation Ihre Aufmerksamkeit schenken und fragen sich, warum Sie nicht einfach einen Ausdruck bekommen haben. Denn der Vortragende beeindruckt nicht durch freies Reden und zusätzliche Informationen, sondern liest jede Zahl und jeden Satz exakt so vor, wie er auf jeder völlig überfüllten Folie steht. Wie Sie verhindern können, dass einer Ihrer Kollegen oder Sie sich selbst in einer solch unangenehmen Situation wieder finden, erklärt Ihnen unsere PowerPoint-Spezialistin Sabine Mayr in diesem Artikel.Bildschirmfoto 2015-10-15 um 17.44.17DIE URSPRÜNGLICHE IDEE DER POWERPOINT-ENTWICKLER, DEN VORTRAGENDEN MIT WENIGEN KOMPRIMIERTEN INHALTEN OPTISCH ZU UNTERSTÜTZEN, WIRD HEUTE VIEL ZU OFT VERGESSEN

Die meisten PowerPoint-Präsentationen sind ein buntes Potpourri an allen möglichen ungefilterten Inhalten zum gezeigten Thema. Ein weiteres Manko ist, dass die wenigsten Menschen, die mit der Erstellung einer Präsentation beauftragt sind, auch nur die Grundlagen in Sachen Gestaltung kennen. PowerPoint bietet im Programm zahlreiche Schriften, Schriftschnitte und grafische Effekte an. Bild, Ton und Video werden problemlos eingebunden und das wachsende Angebot an Animationen und Folienübergängen wird gerne genutzt. So entstehen wilde, bewegte und bunte Folien ohne jedes inhaltliche Konzept, die einen gebildeten Gestalter verzweifelt ins Taschentuch schluchzen lassen. Die Frage, die wir uns als Agentur stellen: Wie können wir dieses wilde Treiben unterbinden? Wie schaffen wir es, dass Mitarbeiter, ob mit oder ohne gestalterische Vorbildung, eine Präsentation erstellen können, die optisch ansprechend ist, Informationen bündelt und ganz nebenbei noch die Anforderungen der eigenen Corporate Identity erfüllt?

SEHEN WIR UNS DAS PROGRAMM ETWAS GENAUER AN

PowerPoint bietet eine große Sammlung verschiedener Designs an. Die können Sie schön finden oder nicht – für eine Firmenpräsentation eignen sie sich in den wenigsten Fällen. Es macht Sinn, eigene Designvorlagen nach den Richtlinien der Corporate Identity zu erstellen. Die Vorlagen werden beispielsweise auf dem zentralen Firmenserver abgelegt und sind für alle Mitarbeiter abrufbar. Solche sogenannten Templates sind nach einem bestimmten Gestaltungsraster aufgebaut: Bestandteile der Präsentation, wie zum Beispiel Firmenlogo, Fußzeile, Datum oder Paginierung, sind auf jeder Folie automatisch vorhanden und müssen nicht aufwendig nachträglich eingebaut werden. Schriftart, Schriftgröße, Platz und Anzahl der Bilder, Diagramme und Tabellen sowie eine gewisse Anzahl an verschiedenen definierten Farben lassen sich innerhalb dieses Gestaltungsrasters abrufen. Sie geben also Ihre Inhalte in die vorgegebenen Text- oder Bildplatzhalter und erhalten Folien, die ein einheitliches Erscheinungsbild im Firmendesign ergeben. Trotz vorgefertigter Templates gibt es noch viel Spielraum, um Ihre Folien nach eigenem Geschmack zu gestalten. Das allerdings ist nicht nur Segen, sondern auch Fluch. Sobald Sie eine offene PowerPoint-Datei zur Verfügung haben, können Sie darin manuell alle dort vorgefertigten Angaben verändern. Das macht an manchen Stellen Sinn, weil eine Gestaltungsvorlage nicht alle erdenklichen Fälle abdecken kann und Sie eine gewisse Flexibilität benötigen. Es wird aber dann zum Debakel, wenn beispielsweise die empfohlenen Schriftgrößen extrem nach unten korrigiert werden, um möglichst viel Inhalt auf einer Folie zu platzieren. Oder wenn die vorgesehene Stelle für Bilder ignoriert wird und die Bilder frei verschoben werden. Besonders gruselig wird es dann, wenn mit Smartarts und Cliparts die Präsentationen „verschönert“ werden.

DER WICHTIGSTE GRUNDSATZ BEI PRÄSENTATIONEN ALLER ART:

Weniger ist mehr! Packen Sie keine Romane, folienfüllenden Tabellen oder Diagrammsammlungen auf eine Folie. Und lassen Sie die Finger von pseudolustigen Cliparts! Viel mehr Eindruck hinterlassen Sie bei Ihrem Publikum, wenn Ihre Folie inhaltlich durchdacht ist und möglichst reduziert, aber sehr klar die Aussage des Redners unterstreicht. Bevor wir über die Erstellung von PowerPoint-Templates sprechen, versuchen wir herauszufinden, für welchen Zweck die Präsentation eingesetzt wird. Schließlich gibt es ja mehrere Einsatzmöglichkeiten. Hier einige denkbare Szenarien.

 
VERTRIEB:

Als Vertriebsmitarbeiter stellen Sie Ihr Unternehmen und seine Produkte vor. Hier müssen tiefer gehende Informationen auf einer Folie mitgeteilt werden als bei einem Vortrag. Das heißt, auf einer Folie stehen viele Detaildaten. In einem solchen Fall kann eine Vertriebspräsentation auf verschiedenen Informationsebenen erstellt werden, so dass Detailinfos nur bei Bedarf abgerufen werden können, die im normalen Verlauf der Präsentation nicht sichtbar sind.
MESSE:

Ein anderes typisches Einsatzgebiet ist ein Standmonitor auf einer Messe. Hier werden die Inhalte oftmals automatisch abgespielt. Die Folien sollten schnell zu erfassen und optisch ansprechend verpackt sein. Hier empfiehlt sich auch die ein oder andere Animation, um den Betrachter zu faszinieren und anzulocken.
VORTRAG:

Eine Präsentation, die als Unterstützung für einen Vortrag dient, sollte so schlank wie möglich gehalten werden. Hier können Sie selbst auf Elemente wie Logo, Datum und Fußzeile getrost verzichten. Nutzen Sie den Raum, um das Gesagte plakativ darzustellen und in den Köpfen Ihrer Zuhörer zu verankern. Text sollte auf den Folien fast überf lüssig sein. Falls Sie kein geübter Redner sind, empfehlen sich Notizen, die auf dem Monitor nur für Sie sichtbar sind, oder Karteikärtchen, die Stichworte für jede Folie enthalten.

WAS TEMPLATES LEISTEN KÖNNEN

Es wäre falsch, den Eindruck zu erwecken, dass mit Hilfe von Templates automatisch nur noch perfekte Präsentationen entstehen. Die Mitarbeiter sollten den Umgang mit den neuen Tools erst erlernen. Aus diesem Grund bieten wir zusätzlich zu den Templates immer eine Präsentation mit Musterseiten an. Hier wird anhand vieler Beispiele gezeigt, wie die Templates in der Realität umgesetzt werden können. Die gezeigten Anwendungsbeispiele können auch direkt in die neue Präsentation übernommen und inhaltlich angepasst werden. Um den nicht ganz so geübten PowerPoint-Usern das Leben zu erleichtern, erhalten sie in sogenannten Guidelines in Form eines PDFs weitere Tipps und Tricks zur Nutzung der Tools, um schnell und effizient ein gutes Ergebnis zu erzielen. Mit diesem Paket aus Templates, Musterseiten und Guidelines im Gepäck werden sich Ihre Firmenpräsentationen in Zukunft sehen lassen können. Und werden vielleicht bald zu Ihrer Visitenkarte.

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AUTORIN \ Sabine Mayr